Sbírka konkrétních tipů pro malé týmy. Každý tip vychází z reálných situací, se kterými se týmy při práci na projektech setkávají.
Pokud nedokážete popsat cíl projektu jednou jasnou větou, projekt pravděpodobně ještě není dostatečně definovaný. Zkuste větu: "Po dokončení tohoto projektu bude [výsledek], který umožní [dopad]." Tato formulace nutí k přemýšlení o výsledku, ne o aktivitách.
Seznam stovky úkolů bez struktury je nepřehledný. Rozdělte projekt do fází (příprava, realizace, finalizace, předání) a teprve v rámci každé fáze definujte konkrétní úkoly. Tato hierarchie pomáhá vidět, kde se projekt nachází, bez nutnosti procházet každý úkol zvlášť.
Malé projekty bývají citlivé na výpadky. Nemoc jednoho člena, změna požadavků, technický problém. Při plánování termínů počítejte s tím, že ne všechno půjde přesně podle plánu. Rezerva 10 až 20 procent celkové délky projektu je rozumný výchozí bod.
Když přiřadíte úkol "Napsat text pro úvodní stránku", příjemce neví, pro koho text je, jaký má mít tón, ani co má text dosáhnout. Přidejte k úkolu kontext: proč tento úkol existuje, komu slouží výsledek a jak se úkol váže na zbytek projektu. Tím pádem se sníží počet upřesňujících dotazů a výsledek lépe odpovídá očekávání.
Úkoly přiřazené více lidem zároveň bývají hotové nakonec nejhůře. Každý čeká, že to udělá někdo jiný. Každý úkol by měl mít jednoho konkrétního vlastníka, který za jeho dokončení odpovídá. Ostatní mohou pomáhat, ale vlastník je jen jeden.
Týdenní hodina schůzky o stavu projektu bývá neefektivní. Zvažte místo toho krátkou 15minutovou kontrolu dvakrát týdně, kde každý člen odpoví na tři otázky: co jsem dokončil, co mám dnes na plánu, co mi stojí v cestě. Tato struktura (inspirovaná metodikou Scrum) funguje i bez sofistikovaných nástrojů.
Stav projektu by měl být viditelný bez nutnosti se ptát. Dashboard nebo jednoduchý přehled, který každý člen vidí po přihlášení, eliminuje potřebu průběžných statusových e-mailů. Tým ví, kde projekt stojí, aniž by o to musel žádat vedoucí projektu.
V průběhu projektu tým dělá desítky rozhodnutí. Proč jsme zvolili tento přístup. Proč jsme zavrhli tu druhou možnost. Bez záznamu těchto rozhodnutí se stejné diskuse opakují a nově příchozí člen týmu neví, proč věci vypadají tak, jak vypadají. Krátký záznam rozhodnutí s odůvodněním šetří čas a zabraňuje zbytečným sporům.